JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
BUILDING SERVICE INFORMATION SYSTEM AT SUZUKI OFFICIAL
WORKSHOP RAHARJO KALIWUNGU USING JAVA AND SQL
MEMBANGUN SISTEM INFORMASI SERVICE PADA BENGKEL RESMI
SUZUKI RAHARJO MOTOR KALIWUNGU MENGGUNAKAN JAVA
DAN SQL
Wahyu Setyawan
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
requirement. Use of such information systems have time and energy efficiency. So UD
Raharjo Motor which is one of the Suzuki Official Workshops utilize the information
service system as a means of supporting his efforts to compete with its competitors.
System information services at UD Raharjo Motor contains all information relating
to the motor, supplies, spare parts and their owners. System information service can be
used to store motor track record, so if there are customer complaints can be seen how
the previous track record of these motors. Users in this case can include data from the
motor which will be served well as data from the owner. This data will be stored in
database. In addition, this information system can also incorporate parts of existing data
warehouse and see the amount of stock while the price of spare parts, so if customers
want to replace parts to see prices in advance, and can be used as a benchmark to order
spare parts are depleted its inventory to the Suzuki center .
Making these applications using Netbeans as editor of coding and MySQL as the
database used in making this application.
Keywords: UD Raharjo Motor, Suzuki Official Workshops, information systems, database,
applications.
1. Pendahuluan
Dalam ketatnya persaingan usaha jasa perbengkelan, para pengusaha dituntut
untuk melakukan pelayanan yang optimal terhadap para pengguna jasanya. Ketepatan
waktu merupakan salah satu hal yang penting bagi para pengguna jasa perbengkelan.
Seperti halnya bengkel resmi Suzuki “UD Raharjo Motor Kaliwungu” ini yang saya jadikan
objek penelitian. Bengkel ini menyediakan berbagai macam pelayanan, diantaranya dari
mulai pemesanan kendaraan baru, palayanan jasa service (baik ringan maupun berat),
penyediaan suku cadang resmi Suzuki.
Untuk mengelola semua bidang jasa itu, tentunya dibutuhkan tenaga kerja
professional untuk dapat menjalankan usaha tersebut. Selain adanya sumber daya
manusia yang professional, tentunya teknologi informasi juga dibutuhkan untuk
menunjang kelancaran dari serangkaian proses kegiatan yang berjalan dalam
perusahaan ini. Dengan adanya sistem informasi yang memadai, pengelola bengkel
dapat lebih mudah mengorganisir perusahaannya, karena setiap informasi yang
dibutuhkan oleh pengelola dapat diakses dengan mudah. Lain halnya jika bengkel ini
menggunakan sistem lama atau dengan cara manual, (artinya tidak ada sistem informasi
yang mengolah data). Pengelola akan kesulitan untuk melakukan pengolahan data, baik
itu auditing atau sekedar mencari dokumentasi dari kegiatan perbengkelannya, karena
file disimpan dalam lembaran-lembaran kertas yang mungkin saja rusak atau bahkan
hilang.
Kelemahan dari sistem yang ada saat ini adalah rumitnya proses pengelolaan
data administratif maupun data-data penting lainnya, dimana perusahaan ini melakukan
proses pengolahan data secara manual, tentu saja cara ini tidak efektif dan memakan
waktu yang lama, kelemahan lainnya jika menggunakan cara manual yaitu keamanan
data-data kurang terjamin, serta dibutuhkan tenaga ahli yang dapat melakukan proses
pengolahan data, seperti ahli akuntan.
2. Landasan Teori
2.1 Definisi Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama
untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan
untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model
matematika seringkali bisa dibuat (id.wikipedia.org). Sistem dilihat dari prosedurnya
menurut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
susunan sasaran yang tertentu (Jogiyanto, 2001). Sedangkan Berdasarkan pada
elemen/komponennya sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2.1 Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
bermanfaat bagi penggunanya. Infomasi adalah hasil proses atau hasil pengolahan data
meliputi : hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan sistem
informasi komputerisasi. Informasi adalah segala sesuatu yang ditampilkan oleh
komputer dalam sebuah media penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari
sebuah proses komputasi. Informasi adalah fakta tersembunyi dibalik himpunan fakta
yang sudah dicatat, dan baru diketemukan sesudah diolah atau dicerna Informasi adalah
fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati dan mengolahnya
dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar ada dalam
keseluruhan persoalan tersebut.
2.2.1 Kualitas Informasi
1. Akurat
2. Relevan
3. Tepat Waktu
2.3 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem manusia/mesin yang terpadu,
untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.3.1 Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi Manajemen terdiri dari elemen-elemen yang terdiri beberapa
elemen fisik seperti :
a) Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis
sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP.
b) Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat
pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal
masukan/keluaran.
c) Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
d) Basis Data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan
sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,
mikro film, an lain sebagainya.
e) Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan
lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak
melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna
jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
f) Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara
khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi
diantara komputer - komputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital
yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang
disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu
sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
2.4 Konsep Pemodelan Sistem
2.4.1 Flowchart
Flowchart adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan
langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan cara penyajian dari
suatu algoritma.
2.4.2 Diagram konteks
Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.
2.4.3 Diagram alir data
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk
menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem,
dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara
data yang disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan
data. DFD menunjukan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.
2.5 Pengertian Basis Data
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi.
Untuk mengolah basis data diperlukan perangkat lunak yang disebut DBMS
(database management sistem). DBMS adalah perangkat lunak sistem yang
memungkinkan para pemakai, membuat, memelihara, mengontrol dan mengakses basis
data dengan cara yang praktis dan efisien.
2.5.1 Keuntungan Basis Data
a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
b. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
c. Keakuratan (Accuracy)
d. Ketersediaan (Availability)
e. Kelengkapan (Completeness)
f. Keamanan (Security)
g. Kebersamaan pemakaian (Sharability)
2.6 Perangkat lunak yang digunakan
2.6.1 Pengenalan Java
Java adalah bahasa pemrograman yang berorientasi objek yang diciptakan oleh
Sun Microsystem pada tahun 1995. Sebagai sebuah bahasa pemrograman, Java dapat
membuat seluruh bentuk aplikasi, desktop, web dan lainnya, sebagaimana dibuat
dengan menggunakan bahasa pemrograman konvensional yang lain. Java adalah
bahasa pemrograman yang berorientasi objek (OOP) dan dapat dijalankan pada
berbagai platform sistem operasi. Perkembangan Java tidak hanya terfokus pada satu
sistem operasi, tetapi dikembangkan untuk berbagai sistem operasi dan bersifat open
source.
2.6.1.1 Keunggulan Java
1. Sederhana
2. Berorientasi objek (Object Oriented)
3. Dapat didistribusi dengan mudah
4. Interpreter
5. Multiplatform
2.6.2 Pengenalan MySQL
MySQL adalah saah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak
digunakan untuk membangun aplikasi yang menggunakan database sebagai sumber dan
pengelolaan datanya.
2.6.2.1 Kelebihan MySQL
1. Portability
2. OpenSource
3. Multiuser
4. Performace Tuning
5. Interface
3 Analasis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Bengkel Resmi Suzuki adalah tempat perwakilan Suzuki di berbagai daerah di
Indonesia. Pada bengkel ini terjadi proses service kendaraan bermotor baik berat
maupun ringan. Proses service ini sesuai dengan standart prosedur yang telah
ditetapkan oleh PT. SUZUKI INDOMOBIL MOTOR selaku Agen Tunggal Pemegang
Merk (ATPM) dari SUZUKI MOTOR CORPORATION - JEPANG. Setiap bengkel resmi
Suzuki memiliki mekanik yang telah terdidik secara khusus dan memiliki sertifikat
kelayakan melakukan kegiatan proses service. Para mekanik dalam pelayanan
servicenya akan mempergunakan alat serta suku cadang yang tepat, khususnya untuk
sepeda motor Suzuki.
Suzuki Raharjo Kaliwungu sendiri adalah salah satu dari sekian banyak bengkel
resmi Suzuki yang melayani proses service. Didirikan oleh bapak Robby Sugandhi pada
12 April 2005. Dalam menjalankan dealer ini bapak Robby menunjuk seseorang sebagai
kepala cabang, yang saat ini dipegang oleh ibu Ornella Rosy. Dealer ini mampu
melakukan pelayanan service berat maupun ringan setidaknya 100 unit dalam setiap bulannya.
3.2 Analisis Sistem
Definisi dari analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang
menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai
tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan
sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang dihasilkan
nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa
mengidentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui
detail proses bisnisnya.
3.3 Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengoptimalkan sebuah kinerja sebuah sistem dibutuhkan sebuah analisis
yang mampu memecahkan masalah terhadap sistem, maka sebagai pembanding apakah
sistem yang baru layak ataukah tidak dapat diukur melalui analisis PIECES
(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service).
1. Analisis Kinerja (Performance)
Adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga
sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu
tanggap dari suatu sistem.
Kelemahan sistem lama : Waktu yang dibutuhkan untuk membuat sebuah
laporan cukup memakan waktu lama, sekitar 30 menit karena data masih berupa
laporan manual.
2. Analisis Informasi (Information)
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu
informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan
relevan (relevance).
Kelemahan sistem lama : Penyajian informasi terkadang kurang akurat, karena
data tidak tersusun dengan rapi dan mudah hilang. Serta penyajian informasi
tidak bisa tepat waktu karena dibutuhkan waktu yang lama untuk menyajikan
laporan yang masih bersifat manual. Selain itu terkadang data kurang relevan,
contoh : data perbaikan diserahkan ke kepada bagian gudang.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Adalah penilaian sistem dalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapat
dari sistem yang baru. Sistem ini akan memberikan keuntungan bukan dari segi
materi semata, tapi dari segi nilai informasi dan kecepatan penyajian informasi.
Kelemahan sistem lama : Biaya untuk pembuatan laporan masih mahal dan
mayoritas biaya untuk alat tulis yang mencapai Rp 3.412.000,00 per tahun.
4. Analisi Kontrol (Control)
Analisis control yaitu bagaimana sistem tersebut dapat mencegah atau
mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak
diijinkan, dan pengamanan data dari kerusakan.
Kelemahan sistem lama : Keamanan data kurang terjamin, karena masih dalam
bentuk manual (kertas - kertas). Serta terkadang data rusak atau hilang akibat
masih berupa bentuk fisik (kertas)
5. Analisis Efisiensi (Eficiensy)
Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi pemborosan.
Efisiensi dapat meliputi sumberdaya yang tersedia seperti manusia, informasi,
waktu, uang, peralatan dll.
Kelemahan sistem lama : karena sistem lama masih menggunakan manual maka
kurang efisien karena memerlukan waktu yang relatif lama dalam setiap
pengerjaannya
6. Analisis Pelayanan (Services)
Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan konsumen, maka
pelayanan yang prima menjadi prioritas utama untuk memuaskan konsumen.
Kelemahan sistem lama : Terkadang pelanggan menunggu karena petugas
sedang melakukan pencatatan data konsumen dan kendaraan. Kurang lebih
waktu yang dibutuhkan sekitar 4-5 menit.
3.4 Perancangan Sistem
3.4.1 Pengertian Perancangan Sistem
Rancangan sistem menurut John Burch dan Gary Grudnitski merupakan
penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Tujuan dari
rancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran kepada user dan manajemen
tentang sistem baru yang diusulkan dan memberi ilustrasi yang lengkap pada
programmer yang akan mengimplementasikan sistem.
3.4.2 Flowchart yang diusulkan
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
Adapun flowchart sistem yang diusulkan sebagai berikut :
3.4.3 Data Flow Diagram yang diusulkan
.
3.5 Perancangan Database
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang
saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperolah informasi. Perancangan
database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah
didefinisikan secara umum.
3.5.1 Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Instalasi Program
Untuk melakukan tahapan implementasi, maka terlebih dahulu harus menginstal
aplikasi yang akan digunakan. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan XAMPP.
4.2 Pembuatan Database dan Program
Pembuatan database dan tabel merupakan langkah awal yang dilakukan dalam
membangun aplikasi basis data. Yaitu akan dimulai dengan langkah pembuatan
database dan dilanjutkan dengan pembuatan tabel serta komponen atributnya. Seperti
telah dibahas sebelumnya bahwa untuk pembuatan database Sistem Informasi Service
menggunakan MySQL dengan nama database suzuki
4.3 Pembuatan Form dan Script Program
Untuk dapat mengolah data di dalam database baik insert dan update sebuah
record, maka diperlukan sebuah form untuk media pengolahan record tersebut. Di dalam
sistem penjualan ini salah satu contoh form yang dibuat yaitu form insert konsumen dan
codingnya adalah :
4.4 Pengetesan Sistem
Tujuan dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemenelemen
atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan rancangan
yang telah dibuat dan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna.Ada dua
metode untuk melakukan pengetesan yaitu pengujian black box testing dan white box
testing.
4.4.1 Black Box Testing
Pengujian Black Box Testing berfokus pada fungsi sistem, tentang kesalahan
interface, fungsi, basis data atau kesalahan kinerja sistem. Pengujian ini dilakukan
terhadap seluruh modul yang ada, untuk mencari kesalahan, sehingga apabila ditemukan
kesalahan bisa dilakukan perbaikan.
4.4.2 White Box Testing
Pengujian white box testing adalah pengujian yang dilakukan terakhir sebelum
sistem diimplementasikan.
Cara ini dapat dilakukan dengan cara meninjau langsung kode program yang
ditulis dalam membangun sebuuah sistem informasi. Termasuk di dalamnya komponenkomponen
berupa fungsi (function), prosedur (procedure) ataupun modul-modul eksternal
yang digunakan.
4.5 Manual Program
4.5.1 Menu Login
Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara
keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah karyawan yang diberi
wewenang.
4.5.2 Menu Utama
Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukan password
dengan benar pada form login. Tampilan menu utama ini berfungsi untuk melakukan
pilihan-pilihan dalam rangka menjalankan proses pengolahan data dengan program
aplikasi.
4.5.3 Input Data Konsumen
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data barang, seperti kode
konsumen, nama konsumen, alamat konsumen, dan Telpon konsumen. Menu ini
dilengkapi dengan tombol Add, Save, Edit dan Close
4.5.4 Data Service
Menu ini digunakan untuk menginputkan data-data service dalam proses service.
Dalam proses service dilengkapi dengan Add, Edit, Save, dan Close.
4.5.5 Tampilan Laporan
Form laporan digunakan untuk mencetak data yang telah diinputkan sebelumnya,
dalam sistem ini terdapat beberapa laporan namun disini hanya ditampilkan laporan data
barang masuk, berikut tampilannya :
5 Penutup
5.1 Kesimpulan
Penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer, diharapkan informasi
yang dihasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
Karena dalam sistem komputerisasi mempunyai keuntungan yang didapat antara lain:
1. Dapat menyajikan informasi secara cepat,akurat, dan relevan.
2. Dapat menghemat waktu untuk pencariandan pemasukan data.
3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit data
dengan mudah.
4. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan
menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.2 Saran
Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut:
a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem informasi service pada
UD Raharjo Motor Kaliwungu yang dilakukan secara manual diperbarui
dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi.
b. Sistem informasi service berbasis komputer yang penulis usulkan dapat
diterapkan dan dapat membantu pihak UD Raharjo Motor Kaliwungu dalam
melakukan pengolahan database serta mampu menyajikan informasi yang
dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar